Az idő pénz! – Már őseink ősei is ezt mondogatták, mai rohanó világunkban pedig egyre több értelmet nyer ez a mondás. A rendelkezésünkre álló időt úgy kell felhasználnunk, hogy elérjük mind szakmai, mind személyes céljainkat. Mindennapi teendőinkkel csakis hatékony időmenedzsment (angolul: time management) segítségével birkózhatunk meg úgy, hogy ne szakadjunk meg a ránk nehezedő nyomástól és túlterheltségtől. A sikeres időmenedzsment elsősorban az elhatározáson és a hozzáálláson múlik, önfegyelem nélkül tehát teljesen felesleges belevágni.
A hatékony időmenedzsment alapvetően 5 faktorból épül fel: az időkihasználás felismeréséből, motiváló célok kitűzéséből, időtervezésből, prioritások meghatározásából, valamint a feladatok delegálásának képességétől.
Időkihasználás
Első körben határozzuk meg, hogy mi is az az időmenedzsment. Az időmenedzsment gyakorlatilag azt jelenti, hogy időnk, teendőink, munkánk felett mi uralkodunk, ahelyett, hogy azok vennék át a vezető szerepét. Ahhoz, hogy sikeresek legyünk, átgondolt, kiforrott tervvel kell, hogy rendelkezzünk, melyben különös figyelmet szentelünk céljaink felállítására, valamint tisztában kell lennünk saját időnkkel. Ehhez a legjobb módszer a mind map-módszer (gondolattérkép alkalmazása), aminek köszönhetően vizuálisan magunk elé tárhatjuk, hogy milyen területek vannak az életünkben, amelyekre időt szükséges fordítanunk, illetve könnyen felismerhetjük, mire szánunk a szükségesnél több időt.
A mind map felépítéséhez számos remek alkalmazást választhatunk, kezdve a Mindly és a MindMaster mobilalkalmazásoktól, a Mindview asztali számítógépes szoftveren át, különböző online lehetőségekig. Emellett érdemes olyan szoftvert vagy applikációt is alkalmaznunk, amellyel mérni tudjuk az egy adott projektre fordított időnket, erre pedig remek példa a Toggl alkalmazás, amely asztali nézetben is elérhető.
Motiváló célok
Célok és irányelvek nélkül könnyedén elveszíthetjük az irányítást életünk és időnk felett. Céljaink tudatosítják bennünk, hogy mit miért teszünk, éppen ezért a motiváló célok meghatározása a hatékony időmenedzsment egyik legfontosabb alappillére. Céljainkat napi, heti, havi, éves mértékben is meghatározhatjuk, emellett rendkívüli figyelmet kell tulajdonítanunk saját életcéljainknak. Konkrét célokat meghatározni egyáltalán nem egyszerű, de ez nem lehet az oka annak, hogy nem határozzuk meg őket. Az iWish iPhone-os alkalmazás segítségével különböző célokat állíthatunk magunk elé, melyeket személyre is szabhatunk időzítő, prioritás szint beállításával, vagy emlékeztető hozzáadásával.
Miután kitűztük saját céljainkat, el kell döntenünk, hogy hogyan, milyen eszközökkel kívánjuk azokat elérni, természetesen saját erőforrásainkat figyelembe véve. Ehhez elsősorban önismeretre van szükségünk, amihez segítséget nyújthat akár a Know Yourself mobil applikáció, akár a számos online megtalálható személyiség teszt, de a mind map-ünk segítségét is igénybe vehetjük.
Időtervezés
Az időmenedzsment központi eleme az időtervezés. Minél jobban tudjuk a rendelkezésünkre álló időt beosztani, annál hatékonyabban tudjuk azt kihasználni saját céljaink elérése érdekében. Időnket leghatásosabban írásban tudjuk megtervezni, hiszen ilyenkor nem áll fenn annak a veszélye, hogy esetleg elfelejtjük, vagy elhitetjük magunkkal, hogy nem is terveztük be az adott, többnyire nemkívánatos feladatokat. Érdemes napi időtervet készíteni, ehhez rengeteg remek applikáció és szoftver segítséget nyújthat. Hangsúlyoznunk kell viszont, hogy egy reális napi terv alapvetően csak azt tartalmazza, amit az adott napon el tudunk és el is akarunk végezni. Mindemellett biztosítsunk magunknak pihenőidőt is, amivel a későbbiekben munkánk hatékonyságát növelhetjük.
A leghatékonyabb napi, illetve heti tervezők a Planner Pro, a Timepage, valamint az Asana, a Google Calendar pedig a megosztás funkciójával akár több személyt is képes bevonni a tervezés folyamatába, ezzel bizonyulva az egyik legkeresettebb applikációnak.
Prioritások meghatározása
Napi tervünk meghatározásakor ügyelnünk kell a prioritásokra is. Legfontosabb feladatainkat igyekezzünk délelőttre időzíteni, hiszen, kutatások igazolják, hogy 10 és 12 óra között tudunk a leginkább feladatainkra koncentrálni. Fontos, hogy meghatározzunk 3 prioritási kategóriát napirendünk megtervezésekor:
A – Sürgős, fontos feladatok, amiket csak mi magunk tudunk elvégezni,
B – Kevésbé sürgős és fontos feladatok, amikhez általában másokra is szükség lehet,
C – Nem igazán fontos vagy sürgős feladatok, amiket vagy átruházhatunk másokra, vagy elhagyhatunk.
A legtöbb, előbb említett applikáció magában foglalja a prioritási szintek beállítását, de ezeken kívül szinte bármelyik To-Do List-tel beállíthatjuk ezeket magunknak.
Delegálás
A kevésbé fontos feladatainkat érdemes delegálni, átruházni másokra, egyfelől, hogy magunkat mentesítsük a túlterheltségtől, másfelől, hogy alkalmazottainknak, kollégáinknak, családtagjainknak is biztosítsuk a fejlődés lehetőségét. Az fentiekben felsorolt prioritási szintek közül a C szinten álló feladatok tartoznak ebbe a kategóriába, ezeket célszerű másokra hárítani. A delegálás kulcsa azonban a hatékony kommunikáció, mely történhet szóban, illetve írásban is, a különböző kommunikációs csatornákon keresztül.